SERVICIUL REGISTRATURĂ ŞI RELAŢII PUBLICE

         Serviciul Relaţii Publice şi Registratură are rolul de a menţine o legătură directă şi permanentă cu locuitorii sectorului 2 şi cu problemele lor sociale din sfera de competenţă a Poliţiei Comunitare şi asigură realizarea dreptului constituţional al cetăţeanului la petiţionare, prezintă mass-mediei activităţile de interes local desfăşurate de sectorul 2, organizând, de regulă o dată pe lună, conferinţe de presă în scopul informării locuitorilor sectorului asupra acestora şi prezintă orice informaţii de interes public solicitate în cadrul acestor conferinţe.

       Atribuţiile serviciului sunt următoarele:

§               întocmeşte zilnic revista presei pe care o prezintă factorilor interesaţi;

§               analizează şi evaluează reflectarea în presă a acţiunilor intreprinse de  Poliţia Comunitară  Sector 2;

§               întocmeşte, realizează şi organizează programe de vizite, asigură desfăşurarea acţiunilor de protocol la manifestări jubiliare – inclusiv asigurarea recuzitei necesare (fanioane, mape, diplome, felicitări, albume, etc.);

§               Asigură îndeplinirea atribuţiilor ce-i revin purtătorului de cuvânt desemnat de conducerea Poliţiei Comunitare Sector 2;

§               Acordă fără discriminare acreditare ziariştilor şi reprezentanţilor mijloacelor de informare în masă, la cerere, în termen de două zile de la înregistrarea acesteia;

§               are obligaţia de a informa în timp util mijloacele de informare în masă asupra conferinţelor de presă sau oricăror alte acţiuni publice organizate de  Poliţia Comunitară  Sector 2 şi de a asigura accesul ziariştilor la activităţile şi acţiunile de interes public organizate de instituţie;

§                refuză sau retrage acreditarea unui ziarist numai pentru fapte care împiedică desfăşurarea normală a activităţii instituţiei şi care nu privesc opiniile exprimate în presa de respectivul ziarist;

§               în cazul retragerii unui ziarist, asigură organismului de presă obţinerea acreditării pentru un alt ziarist;

§               difuzează ziariştilor dosare de presă legate de evenimente sau de activităţi ale instituţiei;

§               asigură, periodic sau de fiecare dată când activitatea instituţiei prezintă un interes public imediat, difuzarea de comunicate, informări de presă, interviuri sau briefinguri.

§               este la dispoziţia cetăţenilor, îndrumându-i în rezolvarea problemelor personale, sociale sau de interes general, încercând soluţionarea acestora pe loc, iar în cazul în care problemele necesită analize şi verificări din partea altor servicii se dau solicitanţilor îndrumările necesare;

§               îndrumă cetăţenii care se adresează pentru rezolvarea unor probleme personale civice sau sociale care nu intră în competenţa Poliţiei Comunitare Sector 2  către instituţiile în sarcina cărora revin;

§               informează cetăţenii asupra stadiului de soluţionare a lucrărilor în termenul stabilit de lege;

§               ţine evidenţa propunerilor şi sugestiilor din partea cetăţenilor, agenţilor economici, regiilor autonome şi a altor organe şi organizaţii care se referă la problemele aflate în competenţa  Poliţiei  Comunitare   Sector 2;

§               asigură programarea la audienţele acordate de cadrele de conducere a cetăţenilor, a agenţilor economici sau a reprezentanţilor diferitelor instituţii guvernamentale, particulare sau autorităţi publice, prin întocmirea notelor de audiere;

§               prezintă notele de audiere şefilor de serviciu, asupra problemelor semnalate de petenţi şi asigură asistenţa la audienţe, ţinând evidenţa acestora;

§               repartizează pe serviciile de specialitate reclamaţiile şi sesizările primite;

§               întocmeşte răspunsurile la reclamaţiile şi sesizările care cuprind mai multe probleme, în funcţie de referatele primite de la serviciile de specialitate  în conformitate cu actele normative în vigoare;

§               primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa corespondenţei adresată  Poliţiei Comunitare Sector 2, gestionează şi justifică timbrele poştale;

§               asigură prin registratura generală expedierea plicurilor primite de la serviciile Poliţiei Comunitare Sector 2;

§               primeşte, înregistrează şi ţine evidenţa reclamaţiilor şi sesizărilor primite prin linia telefonică permanentă;

§               asigură, la solicitarea scrisă sau verbală, accesul populaţiei la informaţiile de interes public;

§               comunică din oficiu următoarele informaţii de interes public : 

Ř            actele normative care reglementează organizarea şi  funcţionarea Poliţiei Comunitare  Sector 2;

Ř            structura organizatorică, atribuţiile compartimentelor, programul de funcţionare, programul de audienţe al Poliţiei Comunitară  Sector 2;

Ř            numele şi prenumele persoanelor din conducerea Poliţiei Comunitare Sector 2 şi ale funcţionarului responsabil cu difuzarea informaţiilor publice;

Ř            coordonatele de contact ale Poliţiei Comunitare Sector 2, respectiv: denumirea, sediul, numerele de telefon, fax, adresa de e-mail şi adresa paginii de Internet;

Ř            sursele financiare, bugetul şi bilanţul contabil;

Ř            lista cuprinzând documentele de interes public;

Ř            lista cuprinzând categoriile de documente produse şi/sau gestionate, potrivit legii;

Ř            modalităţile de contestare a deciziei autorităţii sau a instituţiei publice în situaţia  în care persoana se consideră vătămată în privinţa dreptului de acces la informaţiile de interes public solicitate.

§               realizează accesul la informaţiile menţionate mai sus prin:

-              afişare la sediul  Poliţiei  Comunitare Sector 2 ori prin publicare în Monitorul Oficial al Romăniei sau în mijloacele de informare în masă, în publicaţii proprii, precum şi în pagina de Internet proprie;

-              consultarea informaţiilor la sediul Poliţiei Comunitare Sector 2 şi la sediile Centrelor de Informare şi Consiliere pentru Cetăţeni, în spaţii special amenajate în acest scop.

§               are obligaţia de a răspunde în scris la solicitarea informaţiilor de interes public, în termen de 10 zile sau, după caz, în cel mult 30 de zile de la înregistrarea solicitării, în funcţie de dificultatea, complexitatea, volumul lucrărilor documentare şi de urgenţa solicitării. În cazul în care durata necesară pentru identificarea şi difuzarea informaţiei solicitate depăşeşte 10 zile, răspunsul va fi comunicat solicitantului în maximum 30 de zile, cu condiţia înştiinţării acestuia în scris despre acest fapt în termen de 10 zile.

§               motivează şi comunică în termen de 5 zile de la primirea petiţiilor refuzul comunicării informaţiilor solicitate;

§               asigură accesul la informaţii şi în format electronic, dacă sunt întrunite condiţiile tehnice necesare, celor care solicită şi vor să obţină informaţii de interes public;

§               are obligaţia să precizeze, pentru informaţiile solicitate verbal, condiţiile şi formele în care are loc accesul la informaţiile de interes public şi poate furniza pe loc informaţiile solicitate;

§               stabileşte un program minim pentru comunicarea informaţiilor de interes public solicitate verbal, care va fi afişat la sediul autorităţii sau instituţiei publice;

§               comunică imediat sau în cel mult 24 de ore informaţiile de interes public solicitate verbal;

§               răspunde de buna organizare şi desfăşurare a activităţii de primire, înregistrare şi rezolvare a petiţiilor ce sunt adresate instituţiei, prin îndrumarea acestora către compartimentele de specialitate, cu precizarea termenului de trimitere a răspunsului;

§               urmăreşte soluţionarea şi redactarea în termen a răspunsului ; expediază răspunsul către petiţionar şi se îngrijeşte de clasarea şi arhivarea acestuia;

§               trimite petiţiile greşit îndreptate, în termen de 5 zile de la înregistrare, către autorităţile sau instituţiile publice în ale căror atribuţii intră rezolvarea problemelor semnalate în petiţie;

§               clasează petiţiile anonime sau cele în care nu sunt trecute datele de identificare a petiţionarului;

§               întocmeşte un raport semestrial pe baza căreia instituţia va analiza activitatea proprie de soluţionare a petiţiilor ;

§               pune gratuit la dispoziţie formularele tip de redactare a solicitării şi de reclamaţie administrativă;

§               transmite şi prin e-mail sau înregistrate pe dischetă informaţiile de interes public care sunt solicitate în scris sau în format electronic ;

§               asigură publicarea buletinului informativ al instituţiei, care va cuprinde informaţiile de interes public comunicate din oficiu;

§               asigură disponibilitatea în format scris (la avizier, sub formă de brosuri sau electronic – dischete, CD, pagina de internet) a informaţiilor comunicate din oficiu;

§               organizează în cadrul punctului de informare-documentare al instituţiei şi la sediile Centrelor de informare şi consiliere pentru cetăţeni accesul publicului la informaţiile furnizate din oficiu;

§                asigura respectarea prevederilor legale privind apararea secretului de stat si de serviciu;

§               organizează şi îndrumă activitatea de evidenţă, întocmire, multiplicare, manipulare, transport, păstrare şi arhivare a documentelor potrivit actelor normative în vigoare;

§                primeşte şi expediază, conform regulilor în vigoare, corespondenţa unităţii, prezintă comandantului pentru soluţionare corespondenţa primită, ţine evidenţa acesteia şi termenele de rezolvare;

§               verifică aplicarea prevederilor instrucţiunilor în vigoare cu privire la folosirea şi păstrarea mijloacelor de redactare şi multiplicare a documentelor;

§               arhivează documentele instituţiei;

§               selecţionează şi întocmeşte procesul - verbal de selecţionare pentru documentele propuse spre eliminare cărora le-a expirat termenul de păstrare în arhivă şi asigură predarea acestora la Arhivele Statului.

Autorităţi (competenţe):

·        reprezintă şi angajează instituţia numai în limita atribuţiilor de serviciu şi a mandatului care i s-a incredinţat de către conducerea acesteia;

·        se preocupă permanent de perfecţionarea pregătirii profesionale;

·        propune documente tipizate şi proceduri de uz intern pentru activitatea compartimentului sau a instituţiei, în general;